I dette innlegget vil vi ta for oss 10 konkrete tips til hvordan arbeidet med anbudet kan gjøres enklere, og hvordan du kan øke sannsynligheten for at ditt anbud stikker av med seieren.
1. Overvåk markedet og kom raskt i gang
Sørg for å ha gode rutiner for å plukke opp relevante anbudskonkurranser som lyses ut. Flere aktører tilbyr varslingstjenester som gjør denne jobben enklere, for eksempel Doffin og Mercell. Med en varslingstjeneste får du varsel med en gang nye anbud som er relevante for deg legges ut. På denne måten får du maksimal tid til å forberede tilbudet ditt. Bruker du tiden godt allerede fra utlysningsdatoen, vil det være enklere å utarbeide et godt tilbud. Det vil nesten garantert dukke opp utfordringer underveis som tar mer tid enn planlagt.
2. Les grundig gjennom konkurransegrunnlaget og lag en sjekkliste
I konkurransegrunnlaget finner du all informasjon som er nødvendig for å skrive et godt tilbud, og det er derfor viktig å analysere grundig hva oppdragsgiveren etterspør. Glem ikke å gå nøye gjennom kontrakten, og vurder om krav og vilkår som fremgår kan aksepteres eller om det må tas forbehold. Husk at et tilbud med vesentlige forbehold skal avvises fra konkurransen.
Lag en sjekkliste over alle krav som fremgår av konkurransegrunnlaget:
- Kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav
- Tidsfrister
- Tildelingskriterier med tilhørende dokumentasjonskrav
Bruk sjekklisten aktivt og kryss av for hvert krav som er gjennomarbeidet. Slik får dere en god systematikk i arbeidsprosessen.
3. Kapasitet og ressurser
Vurder om bedriften din har tid og ressurser til å påta seg oppdraget. Anbudsarbeidet må prioriteres og det må settes av nok tid. Skaff bistand dersom det er nødvendig for å sikre at din bedrift får levert sitt beste tilbud til den aktuelle konkurransen.
4. Still spørsmål til oppdragsgiver
Benytt anledningen til å stille spørsmål til oppdragsgiveren hvis det er uklarheter ved konkurransegrunnlaget eller andre ting du har interesse av å få avklart. Husk at spørsmålet ditt (som blir anonymisert) og svaret blir sendt ut til alle tilbydere som har meldt sin interesse i konkurransen. Vær derfor taktisk i spørsmålsstillingen.
5. Oppfyll kvalifikasjonskravene – Unngå avvisning
Kvalifikasjonskriterier er kriterier som skal oppfylles for at tilbyder skal kunne delta i konkurransen. Innkjøper skal her kun vurdere om selskapet er kvalifisert eller ikke og ikke hvem som oppfyller kravet best. Det er tilstrekkelig at kravene er oppfylt, så bruk ikke mer tid enn nødvendig på dette. Vær likevel grundig for å unngå formalfeil.
6. Kjennskap til konkurransegjennomføringsverktøyet
Gjør deg kjent med konkurransegjennomføringsverktøyet som konkurransen arrangeres gjennom og der tilbudet skal leveres. Ikke vent til siste liten med å sende inn tilbudet. Legg inn sikkerhetsmarginer slik at du har ekstra tid dersom det skulle oppstå problemer.
7. Tildelingskriteriene – her skal du legge inn støtet
Det viktige å bruke god tid på i tilbudet ditt er tildelingskriteriene. Tildelingskriterier er konkurransekriteriene som oppdragsgiver skal vurdere tilbudene etter. Leverandøren som har levert det tilbudet som etter oppdragsgivers vurdering scorer best på disse kriteriene, skal tildeles kontrakten. Husk å innrette tilbudet etter tildelingskriterienes ulike vekt. Dersom en innkjøper vekter kvalitet med 50 % og pris med 20 %, vil leverandørene i mye større grad kunne spille på kvaliteten i leveransen, fremfor priskriteriet. Her bør man da bruke god tid på å dokumentere kvalitet.
8. “Less is more”
Tillbudet skal være konkret i forhold til det som etterspørres. Med det mener vi at du bør holde deg til å svare innenfor rammene av det du blir spurt om. Det kan skape rot å fremlegge dokumentasjon som ikke er relevant, noe som igjen kan medføre at den mest sentrale informasjonen kommer i bakgrunnen.Vær poengtert i fremstillingen din.
9. Tilbudet bør være enkelt, med godt språk, struktur og layout
Det er tilbudets innhold oppdragsgiver skal vurdere, men likevel er det viktig med et godt språk, god struktur og layout på tilbudet. Det gjør det enklere for oppdragsgiver å finne frem til den relevante dokumentasjonen som er etterspurt. Det er tilbyderens ansvar å presentere informasjonen på en god og forståelig måte.
10. Etterevaluering
Hva gjør du dersom dere likevel ikke vinner kontrakten? Da er det viktig å foreta et godt etterarbeid, slik at man kan forbedre seg til neste gang. Egenevalueringen bør basere seg på oppdragsgivers tilbakemeldinger og på øvrige tilbydere sine tilbud.
Vi vil også råde til å foreta en etterevaluering dersom anbudet er vunnet. Hva gjorde at dere vant dette tilbudet? Ved å tenke gjennom og sette ord på det kan det brukes aktivt i neste anbudsrunde.
Husk også:
- Be alltid om innsyn i andre tilbud
- Taper du – Sørg for å få en tilstrekkelig begrunnelse fra oppdragsgiver for valg av leverandør