Offentlige innkjøp er viktigere enn noen gang

Offentlige innkjøp er viktigere enn noen gang

Myndighetenes restriksjoner som følge av koronautbruddet rammer næringslivet som aldri før i moderne tid. At offentlige innkjøpere holder sin aktivitet oppe, har aldri vært viktigere. Med sine årlige innkjøp av varer og tjenester for ca. 520 milliarder kroner er det sentralt at landets om lag 3000 offentlige oppdragsgivere klarer å gjennomføre sine innkjøp som planlagt.

Fersk statistikk fra en forskergruppe med deltagere fra Frischsenteret, SSB og NAV viser at det er de små bedriftene som rammes hardest. I bedrifter med fem ansatte og færre har 17-18 prosent av de ansatte blitt permittert i løpet av de tre første ukene i mars. For bedrifter med over 100 ansatte er bare opp til 3 prosent av de ansatte permittert.

Anbudsjuristen, med sine 2 ansatte, føyer seg inn i rekken av små bedrifter som rammes. Som en liten bedrift, som livnærer seg på å bistå leverandører med utarbeidelse av anbud til offentlig sektor, er vi helt avhengig av at offentlig sektor holder trykket oppe på sine innkjøp for å overleve.

Offentlig sektor har mulighet til å redde en rekke bedrifter ved å rett og slett bare holde hjulene i gang.

Forsvarsbygg går foran som en forbilledlig offentlig oppdragsgiver. Organisasjonen meldte om 90% aktivitet på sine prosjekter 19. mars kombinert med en lovnad om å fortsette å lyse ut konkurranser i markedet. De planlagte anskaffelsene for 2020 til en verdi av ca. fire milliarder skal tilstrebes gjennomført for å ikke bremse aktiviteten i byggenæringen.

Anbudsjuristen håper flere offentlige oppdragsgiver gjør som Forsvarsbygg, og bidrar i den nasjonale dugnaden ved å gjennomføre sine innkjøp som planlagt og på den måten redde en rekke arbeidsplasser, også våre egne.


Heidi Langseth og Lene Harling Nilsen

________________________________________________________________________________________________


Praktiske konsekvenser av koronautbruddet for offentlige anskaffelser


Behov for hasteanskaffelser

I lys av Korona-situasjonen kan det oppstå behov hos offentlige myndigheter for å gjennomføre hasteanskaffelser uten konkurranse. Det kan for eksempel gjelde oppdragsgivere i helsesektoren som har behov for kjøp av smittevernutstyr og annet materiell raskt. Dette legger anskaffelsesregelverket til rette for i en force majeure situasjon som Korona-situasjonen må anses for å være. Dersom gjennomføring av en offentlig anbudskonkurranse vil medføre en forsinkelse som kan skade menneskers liv eller helse, er det heldigvis ikke et krav til konkurranse og nødvendige innkjøp kan gjøres direkte.

Gjennomføring av påbegynte anskaffelsesprosesser

Det kan oppstå flere praktiske problemstillinger med tanke på gjennomføringen av påbegynte anskaffelsesprosesser i lys av Korona-situasjonen. Den største utfordringen vi har sett hos våre kunder hittil er hvordan leverandørene klarer å forholde seg til de fastsatte tilbudsfristene. Svært mange leverandører har fått utfordringer eller endrede prioriteringer som påvirker virksomhetens effektivitet og dermed progresjonen i tilbudsarbeidet. Vår klare oppfordring til oppdragsgivere er å hensynta dette ved å utsette tilbudsfristene slik at alle aktører får anledning til å inngi sitt beste tilbud.

Behov for tilpasninger av konkurransegrunnlag og tilbudsarbeid

Korona-situasjonen har flere konsekvenser for oppdragsgivere og deres leverandører, og dette må tas hensyn til både ved utformingen av konkurransegrunnlag og tilbud. Situasjonen medfører en økt risiko for leverandørers forutsetninger når det gjelder økonomiske forhold. Dette krever at oppdragsgivere tilpasser konkurransegrunnlaget og kontrakter, slik at det skapes en balanse i fordelingen av den risikoen som finnes. Samtidig må tilbyderne vurdere om det må tas forbehold i sine tilbud i lys av den risiko kontrakten innebærer, også etter at oppdragsgiveren forhåpentligvis har forsøkt å jevne ut dette.

Korona-situasjonen kan ha alvorlige og langsiktige konsekvenser for overlevelsesevnen hos oppdragsgivers eksisterende eller potensielle leverandører. For å unngå å motta tilbud med omfattende forbehold, bør oppdragsgiver ved utførelsen av konkurransegrunnlaget forsøke å balansere risikoen som følge av Korona-situasjonen på en fornuftig måte. For strenge krav eller krav som pålegger en uforholdsmessig risiko på leverandøren kan ende opp med å begrense eller vri konkurransen.

Eksempler på tilpasninger som bør vurderes av oppdragsgiver ved utarbeidelse av konkurransegrunnlag:

  • Forlengelse av tidsfrister, alternativ gjennomføring av tilbudsbefaringer, møtevirksomhet o.l.
  • Endring i krav og kriterier i konkurransegrunnlaget
  • Endringer i kontrakten som kan redusere risiko for tvist mellom partene, mislighold og som reduserer sannsynligheten for å motta tilbud med omfattende forbehold.

Dersom oppdragsgiver ikke har utarbeidet et balansert konkurransegrunnlag der risiko er forsøkt delt på en fornuftig måte mellom oppdragsgiver og leverandør, blir sannsynligheten høy for at leverandørene anser det nødvendig å ta forbehold. Et forbehold som innebærer en forskyvning av risiko i kontrakten, vil fort kunne utgjøre et vesentlig forbehold som medfører at oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet. Det er derfor et langt bedre alternativ for leverandøren å oppfordre oppdragsgiveren til å gjøre endringer i kontrakten før tilbudsinnlevering fremfor å måtte ta forbehold.

Eksempler på vurderinger leverandører bør foreta før tilbudsinngivelse:

  • Kartleggelse av risikoen kontrakten innebærer
  • Vurdering av behov for å ta forbehold ut fra de fastsatte krav og vilkår. Bruk tilbudsfasen og spørsmål- svar runden som en mulighet til å få endret ubalanserte krav eller vilkår i konkurransegrunnlaget for å unngå å stille omfattende forbehold.
Close Menu